标签: 文档管理

在去年的4月份，曾经写过这样的一篇文章： 过程文件命名格式和文件结构 。实际上说起来容易做起来难，经过昨天的一个下午和今天的一整天，我终于把自己的电脑里面的文件全部清理了一遍。在上一篇文章的基础之上，我这里再补充几条经验和教训： 1. 设置当前的不断修改和完善的工作，将这些文件放在一个固定文件夹中，可命名为Work in progress或者working。 2. 将每层的文档结构在英文前面加入数字，如果层数多可使用100～900，中间以10递增。如果目录少，可直接使用00～10来确定顺序，并且以数字来确定优先级与顺序。 3.我们最常用到的是标准Standard，规范Specification，说明书Datasheet，专利Patents可以进行专门单独存放，再分结构的方式。 4.在某些索引的地方，可考虑使用快捷方式的方法进行链接，以保证文件的唯一与统一性。 5. 建议可以使用技术，方法，流程分离的方法进行对同一个产品进行管理的方法，以便最快速的找到你所需要的文件。 6. 将培训（Training），每周工作总结（Weekly review），目标（Goals）单独放置，以保证最快速的检查自己的工作和做一些小节。 7. 建立文件夹的保密，开放等信息安全的属性特征，以保证自己不会陷入不必要的麻烦之中。 8. 为文件夹结构建立一个直观的VISIO图，以便参考和后续改进之后的正确性。 以上为这两天做这件事情的一点点心得，与大家一起分享一下。这一点虽然与工程师的个性有很大的关系，但是杂乱无章将会严重降低个人的工作效率与造成某些不必要的损失。