标签: 精益办公室

长期以来，“精益思想”一直局限于生产车间中。但是，在企业中，90%消除浪费的机会都存在于制造运营部门之外，也就是管理与办公过程之中，如订单输入、客户服务、产品设计、采购、收款与付款等，这些过程中的浪费不仅数量多，而且很难消除，原因很简单，就是这些浪费很难被发现。本文天行健精益生产顾问建议如下： 01 优化组织机构 如果能适当将组织机构扁平化，尽量去除一切多余的环节与人员，就可使高层管理者与一线管理者的信息双向传递更加及时有效，快速回应市场动向，提高管理效率。其次，要打破部门之间各自为政、信息交流极度匮乏的现象，实行资源共享。跨部门人员的再学习，不失为一个有利举措，更易让大家换位思考，使每个机构组织之间，更加紧密配合。 02 强化办公室5S管理 办公空间安排的合理与否，通常也会影响工作效率。经常有业务接触的部门可以安排办公地点近距离，减少“搬运”浪费;对文件进行归档分类管理;减少工作中分散注意力的信息数量，如垃圾邮件和私人联络;清理“视觉污染“，如过期的文件、不用的信笺等等……如此种种，对办公室进行定期整理、整顿、清扫、清洁、提高员工素养，就可营造“亮丽”的工作环境。 03 消除日常浪费 其实，在办公室的行政流程里，往往有很多难以定义的浪费，没有生产区域那么显而易见，所以，我们更应从细节处着手，识别办公室浪费。我们要培养自我节俭的意识，减少电力、纸张等能源消耗，努力营造大家共同遵守的“随手”氛围，如纸张重复利用、离开xx分钟关掉电脑显示器、白天关闭走廊亮灯、洗手后随手关掉水龙头等，从每一个细节中发现浪费、消除浪费。 04 转变工作方法，提高效率 细数一天8小时中所做的工作，可以发现，有大部分是琐碎却是必要的。我们应学会合理安排、简化、并集中处理：将许多分开的工作步骤加以整合，变成单一任务，以减少工作的复杂度;相似的工作排在一起，集中在同一个时段来处理。 05 提升客户服务质量 我们知道仅仅是以最好的态度、最强的责任心为客户考虑周到，实行“关怀服务”也已不能顺应时代要求，得到内外客户满意度的认可，本人认为更重要的是要提升个人的业务素质，勤练内功、不断学习，业务素质的提高，必将有利于从全局出发，为客户谋取更高的未来价值，也必将与客户形成更加坚实的事业伙伴关系。

精益不再是制造单位的适当流程和质量管理口头禅。精益管理在制造部门的成功迟早会渗透到非制造过程中。不用说，精益办公室的成功案例比比皆是，许多组织积极采用这一技术，以减少时间和材料的浪费（也称为muda），并开发紧密结合的流程，以实现最大产出。尽管精益流程与其他质量流程（如六西格玛）一起已经存在了相当长的时间，但由于全球服务行业的增长，人们开始才对精益办公室产生兴趣。 精益办公室的好处有很多，比如： 节省成本 这正是许多公司对精益办公感兴趣的原因。改进的流程为公司带来了直接和间接的成本优势。除了及时的响应可以提高公司的整体绩效外，精益办公流程的实施还可以节省直接投入或资源成本。 识别浪费 从组织内部消除浪费是精益办公实践的成果。很多时候，业务经理会对所谓的隐藏流程感到惊讶，这些流程实际上在时间和金钱上都非常浪费，但如果没有精益办公的实施，这些流程将永远不会被曝光。有些流程可能是在没有规划的情况下进行的，而一个更精简的流程替代这些活动，在审查时可以获得相同的甚至更好的结果。 简化了复杂的流程 精益办公的实施使许多流程处于扫描之下，管理者可以孤立地查看这些流程，并简化它们，以提高同一组资源的生产率。 更快的客户响应 如果组织定期与客户打交道，精益办公室流程有助于显著缩短响应时间，响应变得非常迅速。更快的客户响应只会与客户产生更好的商誉，从而带来更多的销售额和更高的盈利能力。 一旦您确信精益办公室为任何组织带来的价值主张，您很可能无法以任何其他方式想象办公室。有一些技术流程可以帮助您实施精益办公室，这可能需要精通价值流图的专家和机构（如 天行健咨询）的干预，他们可以为办公室实施的各种流程以及普通管理顾问可能不太熟悉的各种改善流程提供投入。