原创 文件控制程序

1、      目的

对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所所使用文件为有效版本。

2、      范围

适用于与质量管理体系有关的文件控制。

3、      职责

3.1        总经理负责批准发布质量手册。

3.2        管理者代表负责审核质量手册。

3.3        各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

3.4        行政部负责组织对现有体系文件的发放、管理和定期评审。

3.5        各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。

4、      程序

4.1        文件分类及保管

<?XML:NAMESPACE PREFIX = ST1 />4.1.1 质量手册（包含了所有过程控制的程序文件），由行政部备案保存。

4.1.2 公司第二级质量管理体系文件分为两类：

A、 部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制和任职要求等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）；部门质量记录文件等。由各相关部门自行保存并报行政部备案存档；

B、 其他质量文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。

4.1.3                      公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等，由行政部保存。

4.2 文件的编号

4.2.1 质量管理体系文件的编号

A、     一级文件，质量手册：公司字母缩写—文件等级—部门代码—文件序号，手册中各章以章节号区分。

例如：AA—1—A—001，表示:公司字母—一级文件—总经理办公室—第1份文件。

B、     二级文件，程序文件：公司字母缩写—文件等级—部门代码—文件序号，

例如：AA—2—D—001，表示：公司字母—程序文件—行政部—第1个文件

C、                  三级文件，指导书：公司字母缩写—文件等级—部门代码—文件序号，

例如：AA—3—D—001，表示：钢锋—程序文件—行政部—第1个文件

A、                  四级文件，质量记录：公司字母缩写—文件等级—部门代码—文件序号

例如：GF—4—D—001，表示：港锋—程序文件—行政部—第1个程序文件

E、   各部门代码

总经室A，财务部B，销售部C，行政部D，采购部E，生产部F，技术部G，质检部H，

4.3 文件的编写、审核、批准、发放

文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：

A、                  质量手册由行政部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由行政部负责登记、发放；

B、                  各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，行政部负责登记、发放；

C、                  应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。

4.4   文件的受控状况

文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右下角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。

4.5                       文件的更改

A、                  质量手册由行政部组织更改，填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由行政部发放。行政部应保留文件更改内容的记录；文件（手册）同一章节修改五次以上时，应予以换版。

B、                  其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；

C、                  所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。

4.6                       文件的领用

A、                  文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用。

B、                  因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。

4.7                       文件的保存、作废与销毁

4.7.1 文件的保存

A、                  与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；

各部门文件由本部门保管。行政部每季度对各部门文件保管情况进行检查；

A、 对受控文件，由行政部统一填写《受控文件清单》，如有变化，行政部负责及时修订《受控文件清单》。

B、 任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

4.7.2   文件的作废与销毁

A、 所有失效或作废文件由相关部门及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；

B、 为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；

C、 对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，由行政部负责销毁或授权相关部门销毁。

4.7.3 文件的借阅、复制

借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。

4.8 外来文件的控制

4.8.1 收到外来文件的部门，需识别其适用性，并交行政部登记、编号和发放。

4.8.2     行政部负责收集 ``相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。

4.9 每年结合管理评审，由行政部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。

4.10             对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。

4.11             作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。

1、   质量记录

5.1《文件发放、回收记录》

5.2《受控文件发放审批表》

5.3《文件更改申请单》

5.4《文件销毁申请单》

5.5《受控文件清单》