原创 转载：论文Word技巧小结

论文Word技巧小结

前一段时间用Word2000写论文，越来越觉得Word设计者独具匠心。我从初中开始用Word5.0，一直用到现在这个版本，其间用它排过两本书，大概用过超过80%的功能（粗略地按help统计），包括自己写宏和带对话框的Word

Basic，应该说比较有发言权。微软的东东总的来讲让我满意的很少（Windows一日不消除蓝屏，就一日不能登大雅之堂），Word算头一号。我看过一篇对微软Office组总头的专访，他说市场调查显示绝大多数用户只用到Word很少的一点功能，非常可惜。我相信这并非妄言。半月前我们实验室有个哥们说vi比Word功能强，我听着不服，让他举例。他说，vi可以选定文本中的一列，Word不行。我当时无言以对，因为我确实不知道Word里怎么选定列，EditPlus或者UltraEdit倒是可以，后来我看了帮助，才知道Word里按Alt拖鼠标是可以选列的。再早些时候，PlateauWolf曾经敏锐地观察到Word中文排版每行最后的标点符号参差不齐，并因此大肆鼓吹WPS

2000。我也是到最近才知道，Word里有个选项，“排版时压缩标点间距”，把它关了就没事了。可见，往往弱的不是Word而是我们。

下面我总结几条用Word排论文的技巧

插公式时经常需要让公式居中对齐、行末的公式编号右对齐。只要设一个居中制表位和一个右对齐制表位，输入时按TAB即可。建议居中制表位位置用字符做单位，比如五号字体在缺省A4页面上是每行40字符，居中制表位就可以设在20字符处。

我的公式编号用SEQ域输入，从“插入”菜单选“域”即可。这样做的好处是如果我有100个公式，在最开始插入一个新的，那么这100个公式的编号都要加1。如果手工修改会非常耗体，而Ctrl+A全部选定再F9更新域则十分快捷。参考文献用尾注，也在“插入”菜单里。缺省的是上标格式，按Ctrl+'+'可以改成正常格式。好处也是可以自动排号。图片说明用题注。一般排版要让题注宽度小于版心距，我用水平标尺上的悬挂缩进加右缩进实现。Word表格中可以进行简单的计算。比如我有一个表格，让第三列的值显示第二列比第一列多百分之几，用“表格”菜单的“公式”即可，不用Excel高射炮轰蚊子。对公式、尾注、图片、表格的引用一概用交叉引用，“插入”菜单下。好处是可以做成超级链接，而且公式编号改动的话对这个公式的引用会跟着改。所有的章节标题都用样式，并且用多级项目符号列表。好处是标题编号（第几章、第几节）可以自动生成，可以在文档结构图（“视图”菜单）中浏览，可以用垂直滚动条下方的定位按钮快速定位，还可以生成目录。我一般关闭“基于所用格式定义样式”这个自作聪明的功能，所有样式都自己选。我的图片和表格做成嵌入式的，这样不会乱跑。表格每个单元格水平垂直均居中对齐（Word

2000新增功能）。表格段落格式选“段中不分页”，这样不会出现表格拆到两页上的恶心局面。我的正文缺省样式是首行缩进2字符。输公式的时候要另起一行，但是逻辑上它应该跟前面的文字算作一段（鼠标三击可以选定段），我用Shift+Enter小回车搞定。每次要输入公式的时候，点到前一个包含公式的段，用格式刷复制即可。先写这么多，以后有新的再补充，也欢迎大家补充。用Word编辑论文的几个建议

由于各方面的原因，大家主要还是用Microsoft Word

(以下简称Word)编辑论文。Word在写科技论文方面虽然有一些先天不足，但却提供了非常强大的功能。如果不能充分利用这些功能，可能经常要为不断地调整格式而烦恼。我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下，抛块砖。原则:

内容与表现分离一篇论文应该包括两个层次的含义：内容与表现，前者是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，而后者则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现，例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同的表现，例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。在排版软件普及之前，作者只需关心文章的内容，文章表现则由出版社的排版工人完成，当然他们之间会有一定交互。Word

倡导一种所见即所得（WYSIWYG）的方式,将编辑和排版集成在一起，使得作者在处理内容的同时就可以设置并立即看到其表现。可惜的是很多作者滥用WYSIWYG，将内容与表现混杂在一起，花费了大量的时间在人工排版上，然而效率和效果都很差。本文所强调的“内容与表现分离”的原则就是说文章作者只要关心文章的内容，所有与内容无关的排版工作都交给

Word 去完成，作者只需将自己的排版意图以适当的方式告诉

Word。因为Word不仅仅是一个编辑器，还是一个排版软件，不要只拿它当记事本或写字板用。主要建议如下。1.

一定要使用样式，除了Word原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样式。如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式。这样做能大大减少工作量和出错机会，如果要对排版格式（文档表现）做调整，只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由Word

自动生成各种目录和索引。2.

一定不要自己敲编号，一定要使用交叉引用。如果你发现自己打了编号，一定要小心，这极可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现，表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第x章、如图x所示”等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。公式的编号虽然也可以通过题注来完成，但我另有建议，见5。3.

一定不要自己敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如果发现自己打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免。同理，一定不要敲回车来调整段落的间距。4.

绘图。统计图建议使用Execel生成，框图和流程图建议使用Visio画。如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度，还可以试试SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio难，速度却快多了。如果使用Word的绘图工具绘图，最好以插入Word图片的方式，并适当使用组合。5.

编辑数学公式建议使用

MathType5.0，其实Word集成的公式编辑器是它的3.0版。安装MathType后，Word会增加一个菜单项，其功能一目了然。一定要使用

MathType 的自动编号和引用功能。这样首先可以有一个良好的对齐，还可以自动更新编号。Word

正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了，很不美观，这部分可以通过固定行距来修正。6.

参考文献的编辑和管理。如果你在写论文时才想到要整理参考文献，已经太迟了，但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。手工整理参考文献是很痛苦的，而且很容易出错。Word没有提供管理参考文献的功能，用插入尾注的方法也很不地道。我建议使用

Reference Manager，它与Word集成得非常好，提供即写即引用（Cite while you

write，简称Cwyw）的功能。你所做的只是像填表格一样地输入相关信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记，它会为你生成非常美观和专业的参考文献列表，并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的。这除了可以保持格式上的一致、规范，减少出错机会外，更可以避免正文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。并且从长远来说，本次输入的参考文献信息可以在今后重复利用，从而一劳永逸。类似软件还有Endnote和Biblioscape。Endnote优点在于可以将文献列表导出到BibTeX格式，但功能没有Reference

Manager强大。可惜这两个软件都不支持中文，据说Biblioscape对中文支持的很好，我没有用过，就不加评论了。7.使用节。如果希望在一片文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节符，并设置当前节的格式与上一节不同。上述7点都是关于排版的建议，还是要强调一遍，作者关心的重点是文章的内容，文章的表现就交给Word去处理。如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作，一定要停下来学一下Word的帮助，因为Word

早已提供了足够强大的功能。我不怀疑Word的功能，但不相信其可靠性和稳定性，经常遇到“所想非所见”、“所见非所得”的情况让人非常郁闷。如果养成良好的习惯，这些情况也可以尽量避免，即使遇上，也可以将损失降低到最低限度。建议如下：8.使用子文档。学位论文至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险。建议论文的每一章保存到一个子文档，而在主控文档中设置样式。这样每个文件小了，编辑速度快，而且就算文档损坏，也只有一章的损失，不至于全军覆灭。建议先建主控文档，从主控文档中创建子文档，个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。9.及时保存，设置自动保存，还有一有空就ctrl+s。10.多做备份，不但Word不可靠，windows也不可靠，每天的工作都要有备份才好。注意分清版本，不要搞混了。Word提供了版本管理的功能，将一个文档的各个版本保存到一个文件里，并提供比较合并等功能。不过保存几个版本后文件就大得不得了，而且一个文件损坏后所有的版本都没了，个人感觉不实用。还是多处备份吧11.插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。否则，哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉，哭都来不及了。其他建议:12.

使用大纲视图写文章的提纲，调整章节顺序比较方便13. 使用文档结构图让你方便的定位章节 14.

使用文档保护，方便文章的审阅和修改上面的建议并不全面，但相信比较管用。如果还有疑问，自己花些时间研究一下Word的帮助，相信会有事半功倍的效果。

智能ABC输入法是很多朋友的必用工具。可是要想更输入快速、更方便，你就一定得了解其中“v”和“i”这两个字母的秘密。

“v”的妙用

用智能ABC输入含有英文的中文语句时，使用Ctrl+Space切换中英文输入状态十分麻烦。其实智能ABC在输入拼音的过程中，如果需要输入英文，可以不必切换到英文方式。键入“v”再输入想输入的英文，按空格键，英文字母就会出现，而“v”不会显现出来。比如输入“venglish”按空格，就会得到“english”。

“v”也可输入图形符号。在智能ABC输入法的中文输入状态下只要输入“v1-v9”就可以输入GB-2312字符集1-9区各种符号。比如想输入“Δ”，就可以输入“v6”然后选择“4”就得到了“Δ”；想输入“&&”，输入“v3”然后选择“6”等等，非常方便。

“i”也神奇

智能ABC还提供了阿拉伯数字和中文大小写数字的转换能力，可以对一些常用量词简化输入。“i”为输入小写中文数字的前导字符，“I”为输入大写中文数字的前导字符。比如输入“i7”就可以得到“七”，输入“I7”就会得到“柒”。输入“i2000”就会得到“二○○○”这几个困扰很多人的数字。输入“i+”会得到“加”，同样“i-”、“i*”、“i/”对应“减”、“乘”、“除”。

对一些常用量词也可简化输入，输入“ig”，按空格键，将显示“个”；“ij”得到“斤”(系统规定数字输入中字母的含义见上)。“i”或“I”后面直接按空格键或回车键，则转换为“一”或“壹”；“i”或“I”后面直接按中文标点符号键（除“”外），则转换为“一+该标点”或“壹+该标点”。

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u w x y z

秒 百 厘 第 亿 分 个 时 毫 斤 克 里 米 年 度 磅 千 日 十 吨 微 万 升 月 兆

(完)

我们在浏览某些网页时，有的时候你想选取某些文本进行复制，可按住鼠标左键拖动，无论如何也无法选中需要的文字。这是网页的设计者给它加入了不能选中的脚本，简单防止别人拷贝其网页内容。其实解决的办法很简单，可采用以下办法尝试。

方法一：点击“查看”―“源文件”。可以打开一个文本文件，在里面找到相应的内容就可以复制了。

方法二：点击“文件”―“另存为”―保存类型中选择 “文本文件(*.txt)”

方法三：先保存网页（文件－另存为－保存类型“网页”），然后再用Frontpage或word编辑，再复制相关内容。

方法四：单击IE浏览器的“工具/Internet选项”菜单，进入“安全”标签页，单击“自定义级别”按钮，在打开的“安全设置”对话框中，将所有“脚本”选项禁用，确定后按F5键刷新网页，你就会发现那些无法选取的文字可以选取了。注意的是在采集到了自己需要的内容后，记得给脚本解禁，否则会影响我们浏览网页。

方法五：利用抓图软件SnagIt实现。SnagIt中有一个“文字捕获”功能，可以抓取屏幕中的文字，也可以用于抓取加密的网页文字。单击窗口中的“文字捕获”按钮，单击“输入”菜单，选择“区域”选项，最后单击“捕获”按钮，这时光标会变成带十字的手形图标，按下鼠标左键在网页中拖动选出你要复制的文本，松开鼠标后会弹出一个文本预览窗口，可以看到网页中的文字已经被复制到窗口中了。剩下的工作就好办了，把预览窗口中的文字复制到其他文本编辑器中即可，当然也可以直接在这个预览窗口中编辑修改后直接保存。

方法六：使用特殊的浏览器。如TouchNet Browser浏览器具有编辑网页功能，可以用它来复制所需文字。在“编辑”菜单中选择“编辑模式”，即可对网页文字进行选取。

Word 应用小技巧

1、快速改变Word文档的行距

选中你需要设置行距的文本段落，按“Ctrl+ 1”的组合键，即可将段落设置成单倍行距；按“Ctrl+ 2”的组合键，即可将段落设置成双倍行距；按“Ctrl+5”的组合键，即可将段落设置成1.5倍行距。

2、去除页眉的横线

在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线，如果不想在页眉留下任何信息也无法自动去除此横线。这时可以采用下述的方法去掉：

1.确认插入点位于页眉

2.选取"格式"选项，选取"边框和底纹"，边框设置选项选择"无"，"应用于"选择"段落"，确定即可。

3、Word小技巧：快速找到上次修改的位置

“Shift+F5”快捷键，即在刚打开上次修改过的文档时，按下“Shift键”的同时，按下“F5”键，输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。

4、快速定位——书签

在需要定位的位置，选取“插入”菜单中的“书签”命令，打开书签对话框；在其中，设置好书签名后，按“添加”即可；

在同样的对话框中，选择一个书签，单击定位即可。

5、平均Word文档的分栏

我们在对Word文档进行分栏的过程，往往会遇到最后一页的栏是不等长的，其实，你只要将定位插入点到文档末尾，然后选择“插入|分隔符”命令，在弹出的对话框中选择“连续”单选按钮，然后“确定”，这时候最后一页的栏也变成等长的了。

6、更快速的“全部保存”

有文章介绍过,在Word 2000中想保存多篇打开的文档，可以按住Shift键，选择“文件”菜单中的“全部保存”即可；其实有更快速的方法：可以按住Shift键，然后鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮，这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即保存完毕。

专家点评:

这是我盼望已久的一个技巧。实际上这种方法在Excel中更多，例如在按下Shift时单击打开按钮则可以实现保存的功能，反之亦然。读者可以这样来试验，先按下Shift，再单击一个按钮不要松开鼠标按钮，观察按钮的图形是否改变为其它，然后移开鼠标即可。

7、Word 表格计算

在Word 2000的表格中，可以进行比较简单的四则运算和函数运算。其使用方法是：将插入点定位在记录结果的单元格中，然后打开“表格”下拉菜单中的“公式”命令，出现对话框后，在等号后面输入运算公式或“粘贴函数”。计算公式可引用单元格，表格中的列可用A、B、C…等表示，行数用1、2、3…表示

8、Word斜线表头

将插入点定位在单元格中。然后执行“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令，当出现对话框后，选择“表头样式”（共有5种可选择），分别填入“行标题”（右上角的项目）、“列标题”（左下角的项目）和“数据标题”（中间格的项目）以及“字体大小”等，最后按确定退出。删除斜线表头的方法是，单击要删除的斜线表头，当周围出现选定标记时，按[Del]键即可删除该斜线表头。

9、快速重复输入

在WORD中当输完一些内容后，同时按下ALT与ENTER键则刚才输入的内容会被自动拷贝一遍，并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴。

10、改变文字方向

只要把字体设成“@字体”，如“@宋体”就可以令文字逆时针旋转90度了。这种方法对于设置与正文同方向的页眉页脚是非常有用

11、字符与Unicode代码的互换

首先，输入一个需转换的字符。接着，将光标移至它的右边。最后，按下组合键：Alt+X。此时，Unicode字符便展现在你眼前；反之，若需将Unicode代码转换为字符时，和上边操作一样。先输一组Unicode字符，还是将光标移至它的右边，按下组合键：Alt+X

12、找回丢失的Word文件

单击“打开”按钮，选“文件类型”框中的“所有文件”选项。在文件夹列表中，双击含有打开备份文件的文件夹。单击“视图”按钮。在“名称”栏中，文件名显示为“XX备份”，在“类型”框中，文件的类型显示为“microsoft word备份文件档”。找到该文件并双击。则打开该文件。（要找会丢失文件的前提是，必须在word中设置成“保留备份”，并且文件已经保留了备份。）

13、使用Word汉英互译

中文版Word中支持英汉、汉英互译，方法是将光标定位在要翻译的词，或者选中目标词汇，然后按下Alt+Shift+F7即可出现一个对话框，其中有翻译后的词汇。

14、活用WORD的特殊字符替换功能

点“编辑”下“替换”，选择“高级”。在“查找内容”和“替换为”中使用“特殊字符”可以实现许多你意想不到的功能。比如，网上常有一些文本不到一段就换行或者两行间还有个空行。用手工删除整篇文章中无用的换行符十分麻烦。使用替换功能，在查找内容中输入两次“段落标记”，在替换为中输入一个“段落标记”进行替换。数千个没用的空行瞬间清理就完毕了。使用该高级替换功能还可实现许多特殊的编辑功能。大家自己去尝试吧！

15、快捷键之快捷键

同时按下Ctrl+Alt+“+”(数字键盘上的加号键)，这时鼠标符号会变成一个奇怪的形状。将这个鼠标符号移动到菜单上或工具栏上，左键单击您想指定的菜单命令或工具栏上的命令按钮便会自动弹出“自定义键盘”对话框，将光标放到“请按新快捷键”输入框中，按想要新建的快捷键。按下新的快捷键以后，输入框中会显示您的快捷键组合。在“当前快捷方式”文本框里选中要删除的快捷方式，单击“删除”可以去除不需要的快捷键。

16、通过双击格式刷可以重复复制格式

多数word使用者知道：选中一部分文字时，按下格式刷可以取出所在位置或所选内容的文字格式，用这一个刷子去刷别的文字可实现文字格式的复制。但每次刷完后，格式刷就变成不可用。如果希望重复复制格式，就要不停地重复上述过程。有一个技巧可避免上述的繁琐步骤：通过双击格式刷，可以将选定格式复制到多个位置。若要关闭格式刷，按下ESC键或再次单击格式刷即可。

17、使用双击修改项目符号和编号

Melissa Van Doren, 华盛顿, D.C.

您是否已经厌倦了寻找菜单命令来修改您的Word文档中的编号方案了呢？如果是，那就跳过菜单，转而使用快捷方式吧：

要想打开“项目符号与编号”对话框并调整编号方案，请双击编号列表中的一个编号。

B、Office 办公室软件 Excel 应用小技巧

1、Excel小技巧

Excel 2002新增了一项“文本到语音”功能，利用这项功能我们可以让Excel工作表开口说话，并可以在输入数据时实现语音校对，大大方便了我们的输入校对工作。单击“工具”菜单下的“语音”，然后选择“文本到语音”命令，打开“文本到语音”之后，会出现“文本到语音”的任务面板，共有五个控制按钮，从左到右依次是“朗读单元格”、“停止朗读”、“按行”、“按列”和“安回车键开始朗读”。如果你输入了大量的数据信息后发现某一个数据可能输错了，如果是以前你可能要拿着原稿，对着屏幕一一检查，现在好了，你可以选定要检查的数据范围，然后点击“文本到语音”任务面板的“朗读”按钮，然后看着你的原稿，听着Excel的朗读就行了。既然我们的输入有时难免出错，为什么不在输入时仔细校对呢？选择“文本到语音”任务面板的“按下回车键开始朗读”按钮，然后开始输入，你在按回车键结束对一个单元格的输入时，Excel会接着读出的你刚才所输入的内容，这下可好了，我们眼睛着着原稿，双手不停地输入，耳朵听着刚才输入的内容，从而充分调动眼、手、耳等器官功能，实现高速输入。

2、使用自定义序列排序

使用自定义序列排序在Excel排序对话框中选择主要关键字后单击选项，可以选择自定义序列作为排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。顺便说一下，排序可以选择按列或按行，我以前如果排行的顺序都是选择性粘贴转置，排完序后再转置

3、在Excel中输入人名时使用“分散对齐”

在Excel表格中输入人名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法，但是我们这里有更好的：我们以一列为例，将名单输好后，选中该列，点击“格式—单元格—对齐”，在“水平对齐”中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单就做好了。

4、快速选定Excel区域

在Excel中，要想在工作簿中快速选定某块区域，只需单击想选定的区域的左上角单元格，同时按住Shift键不放，再单击想选定的区域的右下角单元格即可。另：按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。

5、Excel自带的示例文件

在<Drive>:\ProgramFiles\Microsoft Office\Office10\Samples 文件夹中有两个EXCEL示例文件SAMPLES：主要包含工作表函数,条件格式,数据有效性,图标标志,重复任务,数组,API示例,事件,自动化,ADO等演示数据,对学习Excel使用很有帮助SOLVSAMP：是用来学习加载宏"规划求解"的一个示例文件,当中包含6个方面的应用：产品组合、货物传送、排班组合、最大收益、投资方案和电路设计.

6、Office使用技巧：快速选择Excel工作表

在Excel中，要在一个有很多个工作表的工作簿中快速的选择某一个工作表，只需将鼠标指针移到工作薄左下角的工作表滚动轴(Sheet Tabs)，然后点击右键，在快捷菜单中选择你想要的工作表。

7、在Excel公式和结果间切换的快捷键

在excel工作表中输入计算公式时,可以利用“Ctrl+`”键来决定显示或隐藏公式,可让储存格显示计算的结果,还是公式本身,每按一次就切换到"显示"或"隐藏" 这也许是您盼望已久的一个功能；也许您每次都是从“工具”-“选项”-“视图”-“窗口选项”-“公式”来切换的。

8、Excel 2002 小窍门: 快速隐藏选中单元格所在行和列

在 Excel 中隐藏行或列, 通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现, 或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成, 对于分散的单元格区域, 可以这样快速隐藏:

快速隐藏选中单元格所在行:Ctrl + 9

快速隐藏选中单元格所在列:Ctrl + 0

注意:以上对于小键盘数字无效.

9、“自制”快捷按钮

在EXCEL中，有时需把已合并的单元格取消合并。如果通过“格式-单元格-对齐”操作，费时费力。我们可以通过如下操作在工具栏建立快捷按钮，以备随时调用：

1.右击工具栏任一处，选择“自定义(C)…”；

2.选择“命令”标签，类别“格式”；

3.在命令中选择“取消合并”按钮，将其拖到工具栏合适位置；

4.关闭“自定义”窗口就可以使用了。

其他一些快捷键也可如上操作完成，如“增大/减小字号”、“冻结拆分窗口”等。

以上方法，WORD同样适用。

10、用简单而强大的Excel函数创建一个时间表<B

1. 打印文章时自动更新文档中的日期

笔者在使用Word2003撰写的一篇文章中，插入了当前的日期，而在打印这篇文章的时候，却要求打印出打印时的日期，这样一来，就需要在打印文章的时候再插入日期，这显然有点麻烦，能不能在打印文章的时候日期自动更新为当前日期呢？

方法有两种，如下：

1 点击菜单栏中的“插入”——“日期和时间”，在“日期和时间”对话框中，选择好“可用格式”，然后选中“自动更新”复选框。

2 点击菜单栏中的“插入”——“域”，在“类别”下选择“日期和时间”，在“域名”下选择“Date”（日期），然后点击“确定”。

以上两种方法都是把日期和时间作为“域”插入的，在打开和打印此文件的时候，日期和时间都会自动更新为当前日期和时间，而如何手动更新日期和时间呢？方法很简单，在日期和时间上点击右键，然后点击“更新域”即可，或者先选中此域，然后按下F9键也可以。

如何快速查看此域的域代码呢？先选中此域，然后按下 Shift+F9。

而如果想把这个域转化为常规文本该如何操作呢？选中此域，然后按下Crtl+Shift+F9组合键。不过如果把域转为了常规文本的话，就无法再转化为域了。

2. 让Word自动检测文字格式不一致的问题

在撰写一篇文章的时候，某些段落文字的字号和其它段落文字的字号由于疏忽出现了不一致的情况，而自己一项一项查看文字属性太繁琐了，其实Word2003中就提供了检查格式一致性的功能，启用此功能后，如果键入时格式有不一致的情况，蓝色波形下划线就会出现在格式不一致的文字下方，用来提示我们进行更改。

方法是：点击主菜单栏中的“工具”——“选项”，再点击“编辑”选项卡。选项中“编辑选项”下的“保持格式跟踪”复选框，然后选中“标记格式不一致错误”复选框。然后点击“确定”。

3. 计算所有相同格式文字的字数

现需要计算一篇Word文档中所有具有某种格式的文字的字数，这要通过两个步骤来实现，一是选中所有具有此格式的文字，第二就是统计它们的字数了。方法如下：

先打开“样式和格式”任务窗格，然后在文档中单击此格式的文字，然后在“样式和格式”任务窗格中单击“全选”，这样一来，所有这种格式的文字就全部被选中了，下一步很简单了，用Word的统计字数功能统计出它们的字数就可以了。

4.不用Word，照样有自动更正功能

者经常写一些文章，要用到Word的自动更正功能，比如在一篇文章中经常出现“Windows”这个单词，而我又不想输入它的全称，所以在Word的自动更正选项中，我设置了只输入“WI”两个字母，便自动更正为“Windows”，这样确实方便多了，可是Word占用内存比较大，最近又考虑使用记事本程序来写文章，可是记事本又没有更正功能，怎么办呢？我使用了“Type Pilot”这款软件，它可以设置很长的短语为一个很短的关键字，不管在任何程序中，只需要输入设置好的关键字，软件就会自动把它更正为短语，这样一来，即便在记事本中，也有Word的自动更正功能了。

图1是这款小巧的软件的界面，它的使用方法非常简单，先点击“文件夹”菜单中的“新建文件夹”，然后在这个文件夹中添加短语，在“编辑短语”对话框中，输入短语，然后在关键字后输入简短的关键字，然后点击“确定”就可以了（如图2）。软件运行后，会在系统托盘上显示出一个小图标，我们可以设置多个短语，以便使用的需要。

Word中的“选中”方法知多少？　2007年06月29日 星期五 20:54在平时我们使用Word过程中，经常（也可以说是大多数）就是通过先选中，后对其操作的。例如，如果要把第一段加粗，第一反应就是“选中第一段”。所以，选中功能在Word中可以说是很重要的功能之一。

那么，Word中“选中”的方法都有哪些呢？

请听我一一道来：

一、常见的“选中”方法：

ü全选（快捷键Ctrl+A）：就是全部选中文档内的所有内容。这所有内容包括：文字、表格、图形、图像等可见的和不可见的标记。

ü按住Shift＋Page Down从光标处向下选中一屏，Shift＋Page Up从光标处向上选中一屏。

ü按住Shift+?选中光标左边第一个字符，Shift+à选中光标右边第一个字符，Shift+á选中从光标处向上到同列的字符，Shift+a选中从光标处向下到同列的字符。(注：此处的?、à、á、a表示：上、下、左、右光标键)

üCtrl+Shift+á从光标向上选中光标所在的一段，Ctrl+Shift+a从光标向下选中光标所在的一段。

ü扩展选中（快捷键F8）：按一次打开扩展功能；再按一次选中光标所在的位置的单词（若是中文的话选中光标所在的后一个字）；再按一次选中光标位置所在的一句；再按一次选中光标位置所在的一段落；再按一次则相当于全选。取消扩展功能，按Esc键。

ü把光标放到页面的左边，出现形如“?”，点击就选中一行。上下拖到就选中若干行。

üAlt＋鼠标拖动：选中矩形区域。

ü按住Shift选中多个对象（非嵌入型的），也可以用绘图工具栏第二个按钮的“选择对象”（“?”）来选择。

ü对于Word2003可以把光标放到任一位置，点右键/“选择格式相似的文本”功能，这个功能有点类似于F4，比较“另类”。“相似”两字很值得玩味，多试几遍，其意自现。

二、“不常用”的“选中”方法

说他“不常用”并不真的是不常用，而是对于新手而言的不常用。

ü通过菜单格式/样式和格式（Word2003版，别的版本类似），点击要选择的样式，点右边的下拉框，出现“选择所有XX实例”、“修改”、“删除”等。此处的XX代表使用这种样式的段落是多少，点选“选择所有XX实例”就选中了所有应用了此样式的段落。（注：对于规范的排版，这个是最好用的，可能我们只要四五个样式就把一篇小册子搞定。）

ü不得不提到的替换(快捷键Ctrl+F)：在查找内容中输入要选中的文字、或点格式、高级等设置，再点选突出显示所有在该范围找到的项目，在选查找全部、关闭，这就就选中了你可以想到的任意的内容。这个看似简单，其实是所有技巧中伸缩度最大的一个。

三、一种类似于图形软件方面的选中技巧：

在Photoshop中，有一个命令叫“保存选区”非常好用，在Word中也可以找到类似的方法，这就是书签。利用书签“存储选区”也是很好的方法，但要注意，他必须是连续的区域。

方法是：先选中要定义的区域，插入/书签，输入书签名，定义一个书签。使用时：插入/书签，找到想选中的书签，点“定位”就选中了书签所代表的选择。这个功能在后台VBA中也很好用，制定特定模板的首选。

特例：对段落进行样式时，不需要选中段落的，只要把光标放到段落中就行了。

结尾：我想一定还有很多的选中操作我没有发现，水平有限！

“选中”操作在大多数的计算机教程中二个字带过的东东，也能说出这么多的“知识”！

智能abc技巧大放血

智能abc是目前最流行的中文输入法。智能abc的使用非常简单。只要键入拼音后敲击空格键就可以输入汉字，并且支持输入一连串拼音之后转换为词句。对于常用的字词或成语，只要键入其声母即可，并且还有很强的自动选词功能；对于不会发音的字，智能abc提供了笔型输入法，只要我们在其状态条中单击鼠标右键，在其弹出的菜单中单击“属性”，在弹出的对话框中进入智能abc的“属性”，选中“笔型输入”，就可以利用笔型输入法来弥补拼音的不足之处选中“词频调整”则将常用字词默认为1号位置，省去了找字的麻烦。下面介绍智能abc的一些常用技巧，能为汉字输入带来极大的方便。

一，词语简拼。

对于常用或已经多次输入字词，成语，只要输入其声母即可。例如：“我”（w），“我们”（wm），“他”（tm），“不”（b），“是”（s），“不知道”（bzd），“为什么”（wsm），“熙熙攘攘”（xxrr），“一意孤行”（yygx）。总之用智能abc打字要尽量以词语为单位输入。这是提高输入速度最为有用的方法，初学者要在以后的实践中掌握。

二，以词定字。

在用智能abc输入时，如果不能确定某字拼音或者能确定拼音但很难找到。我们就可以用“以词定字”的方法来快速输入。例如：要输入“癫”字，我们可以先输入“疯疯癫癫”（ffdd），然后选其中的“癫”字就行了。

三，输入英文。

在中文中夹杂英文是，通常要用ctrl+shift切换到e文。其实在智能abc中没有这个必要，只需要在中文输入状态中插入字母“v”，其后面输入的字母即是e文。例如：（vemail）→

“email”，（vmydocuments）→“my documents”。

四，笔型输入。

笔型输入是拼音输入的辅助功能，当其和拼音混用的时候可以提高输入的准确性。其中数字1代表“横“，2为“竖”，3“撇”，4“点”，5“横折”，6“竖弯勾”，7“十字部”，8“口字部”。例如：输入“shi1”必然为“事”而不是“是”，输入“gu8”必然为“固”而不是“古”。

五，中文数字。

如果输入小写中文数字，在前面以字母“i”开头。

例如：输入“i2”→“二”。

如果输入小写中文数字，在前面以字母“i”开头。

例如：输入“I8”→“捌”。

例如：输入"i2001ns2ys8r"→中文日期"二○○一年十二月十八日“

六，隔音符号

“′”在智能ABC输入法中的作用是分隔音节。您可能会为如何输入“袄”两字而头疼，不妨键入“mian'ao”一试。“′”符号提供了手动隔音的功能，可以将连在一起的字音节分开。

七，朦胧回忆。

对于刚刚用过不久的字词，我们可以使用系统提供的朦胧回忆功能进行输入，其功能键为同时按Ctrl和“－”键，可以调出最近输人的词供选择，这一功能在输入内容较为单一、频繁、重复等情况下非常有用。例如：我们输入一个不太常用的词组“录音师”，当需要再次输入时只要输入“L”然后用“ctrl+-”即出现“录音师”

八，特殊符号。

智能abc提供了很多的特殊符号，分别在“v1”→“v9”中。其中有“符号”，“箭头”

，“日文”，“罗马字”等等。例如：“┻”“→”“い”“Ⅷ”。