Kaizen既是一个自下而上的过程，也是一个自上而下的过程。为了形成有益的协同作用，各级管理人员和部分工人都需要参与。没有经验法则的改善公式，每一个设置都必须通过艰苦的观察和记录来找到最佳的形状和流动。数据很重要，必须在所有重要层面收集这些数据。
当面对Kaizen概念时，非制造业经常感到茫然，因为这些概念通常依赖于仔细的过程观察、精确的测量和细致的记录。非制造单位没有自然测量，其过程难以识别和观察。
然而，非制造业中的Kaizen即使在识别过程和找出测量方法方面也是有益的。例如，SIPOC公式可以帮助区分生产的其他要素，从而隔离出必须是过程的剩余要素。
西雅图的Swedish Medical Center Hospital就是一个很好的例子，说明了Kaizen对非制造业的影响。
医院管理层认为他们必须解决的一个主要问题是：追踪昂贵的手术器械。这些设备往往分散在整个场所，大量的人力、时间和金钱被用来使这些设备回到正轨。
于是，他们在仔细地收集了关于错误仪器在病房和建筑物中移动的数据后，组织了Kaizen活动。他们准备了可视化图表，绘制出他们的日常动作，以及处理这些动作的人。当改善事件中出现某些令人震惊的事实时，这些仔细的观察和管理得到了回报。
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