第一阶段：分解作业
分解作业就是通过仔细观察，把现在的作业过程分解为一个个小的单元，这里称之为“细节”，也可以理解为步骤或者动作。作业一般分为三种类型：手工作业、机械作业、搬运作业，这三类基本上包括了所有的作业。
第二阶段：自问细节
对所做的分解作业，必须对所有的细节都毫无遗漏地进行自问。如果改善的构想开始闪光，在对待它的时候请注意，把构想的想法全部记在分解表的“想法”栏。怎么自问呢？一般进行下列6W1H自问
第1问：为什么？WHY
为什么它是必要的？（以备区分不必要的细节）
第2问：什么？WHAT
它的目的是什么？（当第1问不太清晰的时候，追问该细节的目的是什么？调查该细节是否有益，或者从品质等方面追寻细节的根本目的，是对第1问的补充）
第3问：哪里（WHERE）
找到做这个细节最好的地方（车间、机台、场所等）
第4问：何时（WHEN）
找到做这个细节最佳的时间（顺序、时机等）
第5问：谁（WHO）
找到做这个细节最合适的人（熟练度、经验、体力、职责等）
第6问：什么方法（HOW）
是否有更好的方法？（什么方法好呢？）
需要注意的是，必须按照以上的顺序展开自问，以避免做无用功。
第三阶段：构思新方法
新方法是来源于第2阶段自问的结果，在去除、合并、重组及简化之后，才能提高生产效率。
1. 去除不必要的细节
根据自问为何？什么？的答案。为了避免人力、机器及材料的无效使用，所以要去除不必要的细节。
2. 尽可能合并细节
最好是把必要的细节合并起来，如果可以的话，就应该进行合并。根据自问哪里？何时？谁？的答案，来合并必要的细节。如果找到了最好的场所（哪里）、最好的时间（何时）、最适合的人（谁），就能充分地合并细节了。通过合并细节，来减少作业之间的周转,检查等。
第四阶段：实施新方法
1. 使上司接受新方法；
2. 使部属接受新方法；
3. 取得有关安全、品质、产量、成本的相关人员的最后的认可；
4. 把新方法付诸于工作，用到下次改善，直到成功为止；
5. 承认别人的功绩。
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