黑钢.384

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一个优秀的采购,要懂哪些知识?应有哪些能力?

2020-5-19 15:05:42 显示全部楼层
想做一个合格的采购很简单,但是要做一个出色的采购非常难。如果只是单单把采购看成是一个买东西的过程,是非常表面的。我们应该用系统的眼光来看待采购这份工作,采购涉及到了企业的方方面面,财务、生产、运营、销售,稍有不慎都会给团队其他部门造成很大的影响。
Part 1
采购人员的类别
在电子制造企业中,标准的采购流程可以划分为战略采购和日常采购两个环节,战略采购包括供应商的开发和管理,日常采购则主要负责材料采购计划,重复订单以及交货付款方面的事务。
一、战略采购
战略采购顾名思义,是站在公司的战略角度出发的,要求采购人员根据企业的经营战略需求,制定和执行企业的物料规划。包含了供应商的寻找及开发,供应商考核体系的建立与执行,供应商管理几大块。
1、供应商的寻找及开发
一般来说,供应商开发包括:供应市场竞争分析,寻找合格供应商,潜在供应商的评估,询价和报价,合同条款的谈判,最终供应商的选择。
在供应商开发的流程中,首先要对特定的分类市场进行竞争分析,要了解谁是市场的领导者,目前市场的发展趋势是怎样的,各大供应商在市场中的定位是怎样的,从而对潜在供应商有一个大概的了解。在大多数的跨国公司中,供应商开发的基本准则是“Q.C.D.S”原则,也就是质量、成本、交付与服务并重的原则。
在这四者中,质量因素是最重要的,首先要确认供应商是否建立有一套稳定有效的质量保证体系,然后确认供应商是否具有生产所需特定产品的设备和工艺能力;如果有可能还需要了解供应商的下级供应商,这是为了综合全面的评价这个供应商是否适合我们自身企业的项目发展。
其次是成本与价格,要运用价值工程的方法对所涉及的产品进行成本分析,并通过双赢的价格谈判实现成本节约。
在交付方面,要确定供应商是否拥有足够的生产能力,人力资源是否充足,产能规划以及负荷能力,服务的客户等。
最后一点,也是非常重要的是供应商的售前、售后服务的纪录。
虽然现在的信息发达,寻找相应的供应商相对过去要容易很多,但是在庞大的信息面前进行甄选,只是浏览信息是远远不够的。在这个步骤,最重要的是对供应商做出初步的筛选。
经过对市场的仔细分析,你可以通过各种公开信息和公开的渠道得到供应商的联系方式,这些渠道包括供应商的主动问询和介绍、专业媒体广告、互联网搜索等方式。
建议使用统一标准的供应商情况登记表,来管理供应商提供的信息。
这些信息应包括:供应商的注册地、注册资金、主要股东结构、生产场地、设备、人员、主要产品、主要客户、生产能力等。
通过分析这些信息,可以评估其工艺能力、供应的稳定性、资源的可靠性,以及其综合竞争能力。在这些供应商中,剔除明显不适合进一步合作的供应商后,就能得出一个供应商考察名录。
接着,要安排对供应商的实地考察,这一步骤至关重要。必要时在审核团队方面,可以邀请质量部门和工艺工程师一起参与,他们不仅会带来专业的知识与经验,共同审核的经历也会有助于公司内部的沟通和协调。
在实地考察中,应该使用统一的评分卡进行评估,并着重对其管理体系进行审核,如作业指导书等文件,质量记录等,要求面面俱到,不能遗漏。
2、供应商考核体系的建立与执行
任何采购动作,某一个环节出现失误都有可能造成后续的问题出现。所以,为了加强供应商管理,我们需要建立考核体系并严格执行。
开发供应商的过程中,需要进行供应商审核,文本明项列明要求,包含硬性标准和可容忍项目及整改措施等等。
那么在执行采购过程中,出现拖期以及质量问题怎么办?如何来处理以及分析解决上述问题?这时就需要有标准,标准就是供应商考核体系,建立在客观的数据基础之上,全面的评价供应商的工作成果。
当比如,某一限定时间内,有多少次交货不及时,出现质量问题的比例,信息反馈及时与否,处理问题的结果等等,把几个供应商的情况都以数据图标的形式反馈出来,很快就能分析出很多信息。
要知道,任何规则都不是为了规则本身出现的,而是为了检验以及避免未来可能发生的隐患以及风险。在这个过程中,供应商考核体系特别重要,它体现的是一种考量与评价供应商的标尺,间接决定了公司供应渠道的稳定性。
3、供应商管理
前面两个部分的内容跟这一部分特别紧密,在开发过程中,询价议价以及谈判都在这个环节里面得到执行,这里面涉及到质量、交货期、价格等一系列的采购要素。供应商管理直接影响到企业供应渠道的稳定性。
成本控制:不是价格低的供应商就一定能取胜,要综合考量其他采购因素。
简单的说,B的交货周期以及交货质量的稳定性都比A要好,但是B的价格略高,那么我也愿意接受B,因为面对A供应商,由于他的交货以及质量问题,导致的公司形象信誉等隐性损失,以及处理这些问题带来的问题和风险的花费,可能远远超过采购A的成本。
时间节点控制:必须时时掌控供应商的进度以及计划,以便应对突发事件;同时对于仓储、物流等都要有整体的把握,断货是经常会出现的,但是关键是断货之后如何及时的补货,这个至为重要。
供应商关系维护:有时候还需要培训供应商,处理订单执行过程中遇到的各种各样的问题。
二、日常采购
日常采购要求采购人员根据确定的供应协议和条款,以及企业的物料需求时间计划,以采购订单的形式向供应方发出需求信息,并安排和跟踪整个物流过程,确保物料按时到达企业。为企业经营在合适的时间、地点、价格获取质量、数量合适的资源,以支持企业的正常运营。
须承担的责任包括:采购计划与需求确认、供应商选择与管理、采购数量控制、采购品质控制、采购价格控制、交货期控制、采购成本控制、采购合同管理、采购记录管理。
Part 2
采购人员应有的能力与品质
采购对一个人的个人素质,技术能力,成本意识与价值分析能力,市场预测能力,商务礼仪,议价能力,表达能力,人际沟通与协调能力,外语能力,处理突发事务的能力,都有较高的要求。
一、较强的工作能力
采购是一项相当复杂而且要求很高的工作,采购员应具备的基本工作能力也相当多样化,必须具备较高的分析能力、预测能力、表达能力等。
1、分析能力
由于采购员常常面临许多不同策略的选择与制定,例如物料规格、品种的购买决策、企业所能接受的价格、物料如何运输与储存、如何管理才能得到消费者的回应。因此,采购员应具备使用分析工具的技巧,并能针对分析结果制定有效的决策。
第一,采购支出是构成企业制造成本的主要部分,因此采购员首先必须具有成本意识,精打细算;其次,必须具有“成本效益”观念,“一分钱一分货”,不可花一分冤枉钱买品质不好或不具有使用价值的物品,随时将投入(成本)与回收(使用状况、时效、损耗、维修次数等)报告加以比较。
第二、询价开始后接到各供应商的报价,必须具有良好的处理数据能力,这项能力会帮助你发现供应商的不平衡报价,供应商的报价严谨性,以及供应商的利润点在什么地方。
对报价单的内容应有分析的技巧——不可以“总价”比较,必须在相同的基础上,逐项对原料、人工、工具、税费、利润、交货时间、付款条件等加以剖析判断。
2、预测能力
在现代动态经济环境下,物料的采购价格与供应数量是经常调整变动的,采购员应能依据各种产销资料,判断货源是否充裕;通过与供应商的接触,从其“销售”的态度,揣摩物料可能供应的情况;从物料价格的涨跌,推断采购成本受影响的幅度有多大。总之,采购员必须开阔视野,具备“察言观色”的能力,对物料将来供应的趋势能预谋对策。
3、表达能力
这里就包括了谈判能力、平衡技巧、沟通能力、应酬能力等。
采购员无论是用语言还是用文字与供应商沟通,都必须能正确、清晰表达采购的各种条件,例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等,避免语意含混,滋生误解。面对忙碌的采购工作,必须使采购人员具备“长话短说,言简意赅”的表达能力,以免浪费时间;“晓之以理,动之以情”来争取采购条件,更是采购人员必须锻炼的表达技巧。
4、清晰的思路
每一家公司都有自己的工作流程和工作思路,所以不管处在一种什么样的情况下,一个优秀的采购都必须具有清晰的工作思路,没有思路做项目就会是一团乱麻。
二、专业的知识与经验
对产品的认知程度是采购的核心竞争力,因为你只有了解你所采购的物料你才有资本和你的供应商谈判。
举个例子,一个学化工机械并从事多年化工机械采购的人员因工作需而转向电子元器件采购,尽管他从事采购已多年,但他仍会感到有些力不从心,如果他想尽快适应新角色就必须及时补充有关电子元器件方面的知识,补充的途径很多,如自学、参加相关专业培训班等。
一些采购员认为,采购员不是搞研究开发的,而且往往有本企业工程技术人员及品管人员的协助,故不需掌握太多的专业知识,持有这种观点的采购员必须认识到那些可以支持你的人并不是时刻在你的左右,况且有时他们因各种原因未必能帮你。
由于采购员采购的范围大小不一、物料种类为数甚多,并且科学技术发展极为迅速,采购员要如何持续性的拥有产品知识呢?有几种方式可供参考:大学的课程、贸易性期刊、流行杂志、展览或工作参观、与供应商保持联络等。
三、良好的品德
1、正直
正直是一个采购最基本的品质,一个采购首先要取得别人对你信任。采购员所处理的“订单”与“钞票”并无太大的差异,因此难免被“唯利是图”的供应商所包围。无论是威迫还是利诱,采购员都必须维持“平常心”、“不动心”,重利忘义的人,是难以胜任采购工作的。
2、敬业坚持
采购员需要利用更多的时间去了解市场趋势与发掘更多的供应商,此外,还要协助高层主管规划采购策略,因此在年度或每年开始时都会特别的忙碌,采购员必须毫无怨言地投入其中。有时少打一个电话少写一封邮件,造成的后果可能会不可估量。
3、平和的心态
主要是三个方面,一是当别人怀疑你的收入的时候要不受其乱,不要害怕别人的议论,身正不怕影子歪;二是当供应商捧你的时候要能保持头脑冷静,不要分不清是非;三是同一个部门内,有的时候供应商可能会厚此薄彼,这个时候要保持好心态,头脑冷静。
4、虚心与耐心
采购员在选择商品或商品组合时绝对不能凭自我的感觉,必须要利用科学的方法针对消费者需求与市场流行趋势进行合理的分析,并将分析结果客观地呈现出来,选择最有利益的商品,不因主观的偏见而左右了采购策略的拟定。
与供应商谈判或议价的过程,可能相当艰辛与复杂,采购员更需有忍耐、等待的修养。同时,价格谈判是一个持续的过程,每个供应商都有其对应的学习曲线,在供货一段时间后,其成本会持续下降。
采购员虽然在买卖方面较占有上风,但对供应商的态度,必须公平互惠,甚至不耻下问、虚心求教。每个供应商都是所在领域的专家,多听取供应商的建议往往会有意外的收获;与表现优秀的供应商达成策略联盟,促进供应商提出改进方案,以最大限度节约成本。
总之,一个优秀的采购人员,可以为公司培养起一批优质供应合作伙伴(供应合作伙伴相较于普通供应商,可以提供更好的资金、技术及后期服务等支持,甚至可以共担风险共付盈亏)。可以通过采购的杠杆效应,为公司创造收益。
在市场竞争越来越激烈的今天,越来越多的企业也开始愈发重视供应链的管理和成本控制。公司的采购管理流程也愈加规范,这也对采购人员对公司系统流程的熟悉程度提出了要求。

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