年度采购情况统计和分析

首先，一年到头，采购部门的订货合同、意向性询价肯定有不少。及时梳理、统计分析是很有必要的。

采购在这方面的“温故而知新”，可以从中找到一些有参考意义的信息。

比如过去一年中哪些品牌、哪些产品型号的订货量是比较大的，可以进行统计分析，和供应商争取来年更好的采购价格；而有些物料可能在一年中有多次订购，但价格有波动，需要分析一下原因，并查看一下是否由批量原因造成的或是原材料市场价格波动引起的，甚至还有可能从中发现某个物料曾经出现过错误的订货价格的情况。

还有一些是受到厂家项目报备的产品，订货价格可能比平时的价格会略高些，需要分析一下这种情况在未来如何去妥善解决，不受厂家报备的牵制和影响；或者未来是否可以让技术部门考虑多个品牌的可选方案？

及时整理、归档还是很有必要的，几年后如果要查询和订购同类产品，可以快速查到这些可参考的历史数据是很宝贵的，也可以缩短询价、谈判的时间，提高工作效率。


各种框架协议的准备和落实

年底采购情况统计和分析完后，你将会掌握更多的参考信息。从而对于制定和准备来年的各种框架协议更具有参考意义。尤其是每个品牌当年订购了多少金额，预计来年会有多少增幅、预计会有多少个项目、已经在手的有多少个项目，这样和供应商、生产厂家去谈框架协议会比较有说服力。

当然也有部分框架协议可能是今年并没有多少订货量的产品。这种需要看明年具体的项目和有望能拿到的项目数量和实际需求数量来制定。

也要考虑如果最终订货数量和框架协议数量相差甚远，最终可能也得不到供应商、厂家的大力支持，甚至影响后年的框架协议签订。所以还是要从实际出发，让供应商、厂家觉得这个客户是靠谱的，并对你公司持充分支持和信任的态度。


下一年KPI考核制度的落实

及时做出今年的KPI考核记录，通过实际考核情况来找出不足之处并查找原因。

如果某些考核指标存在不合理的客观情况，那么可以考虑调整下一年度的相关KPI考核项要求。

制定适合、合理的KPI考核对于更好地完成工作相对更为有利些；反之如果KPI考核项制定得太高，容易导致采购人员过早的放弃，从而影响本来可以做得更好的工作内容；如果KPI考核项制定得太低，则可能会限制了一定的成绩和突破，可能有些人会认为如果完成得太好，那明年的KPI指标和压力可能会更大，于是明明可以做到10分的程度，或许他（她）做到8分就提交了……


物料到货保障

年底了，保障物料及时到货显得比平时更为重要，因为年前该到的物料未到货，采购哭晕都可能无法挽回对方销售已经踏上回家过年的列车，何况还是需要靠运气秒杀来的动车票。

每年12月中下旬，欧美很多企业会有较长的圣诞节假期，这个时间节点需要采购人员在10月份、11月份提前做好相关跟踪工作，确保不受供应商放假而影响了计划到货时间，给自己工厂的生产带来影响。

而漫长的圣诞节假期过完，到了1月份，就要开始特别关注国内的春节了，很多生产型企业因为一年的销售指标早已完成，加上很多员工来自祖国各地，所以甚至会在春节前两周就开始放假了。

等那个时候你再想到去催货，碰到这样的供应商你是不是会奔溃到生无可恋？一年的辛勤工作和努力成果顷刻间化为泡影……

当然，这种情况是比较少的，因为对方销售也应该足够重视原本年前交付的货物和长假期对于客户造成的影响，但作为采购，不能完全指望供应商帮你做到完美，如果碰到对方的销售正好觉得合作得不爽且过完年想离职了呢？

另一方面，物流也需要在年前提前重视：物流货运公司可能会提前放假，因为很多长途汽车司机一年回一次老家，他们也希望能提前和家人团聚。而快递行业，除了几个行业巨头外，其他的似乎也都会提前停止接单。

所以，如果你的货物正好需要在年前需要到货的，那就需要和供应商打起十二分精神提前跟踪和安排出货计划了。

如果在北方或者大西北地区，还需要考虑极端恶劣天气的影响可能会对物流造成的影响。

还要注意供应商如果是生产型企业，可能会出现春节后有一部分一线生产工人流失而导致交货期延长的情况发生。

我就碰到过这种情况：我们订购的控制柜，要求在春节后第一周交货，结果延迟到春节后第三周、且在近乎逼疯状态下收到了货。

原因是供应商生产线上有不少年轻工人春节后未回来继续上班，导致生产力不足，给年后本来就出货压力较大的交货带来了很大的影响。

所以，建议一部分采购同仁，如果准备在年后需要马上收到的货物，如果自己工厂存放空间没有影响，那就慎重考虑一下是否在年前入自己工厂为安，年后大家就可以顺利开工，不用担心各种意外的出现。


应付账款处理

年底了，采购的应付账款相信是很多采购人士心中很大的一个心病和痛。

因为自己财务始终未能按你的付款计划及时付出，哪怕已经到了年底、或者这笔款项已经拖欠了供应商好久了。
面对供应商一天至少2次以上的催款电话，相信让采购人的心情也变得无比沉重。

我曾在年底前找财务总监进行了一次沟通，我问财务总监：为什么不给安排我的付款申请？

财务总监告诉我，因为公司账户上没有钱。

那我说，我们不是每个月都提交下月付款计划吗？

后面我给财务总监解释了我们工作的主要内容，以及面对市场上同行的激烈竞争，采购部门需要做出什么样的努力、同时需要供应商们给予怎样的支持力度（产品价格、付款周期、服务等）。

当采购部门花了巨大的代价为公司争取来了满足预期的采购条件，而到了年底却不能履行合同到期付款项，那么其后果会带来两个负面影响：

1、 直接影响到采购部门或者采购人员的个人信用和口碑。试想，这种情况下采购人员明年还能拿到同样甚至更好的采购条件吗？

2、 对于公司来说，也会带来不可预估的负面影响，其表现在于个别供应商后续谢绝合作、行业间的口碑受到影响，尤其在当前各行业利润率逐渐走低的情况下，及时、按时付款对于供应商考量客户来说非常重要。

对于供应商来说，宁愿少赚一点、让利于客户，但只求汇款能及时。

沟通完这些情况后，财务总监告诉我，第二天下班前会帮我处理完这些所有的付款申请。

当然，每家公司的具体财务制度、付款方式都不一样。但采购人员还是有必要把自己的困难、实际需求告诉到财务部门。

合理沟通，也让财务部门给出相关反馈信息。

尽量不要无理由拖欠供应商的账款跨年。

因为供应商也需要养活一批员工，并给他们按时发工资、年终奖，便于大家都开开心心回去和家人团圆过新年。而在平时，偶尔公司有个资金周转困难而延长付款周期，相信可以和供应商好好沟通一下，供应商基本上也会给予理解和支持的。

同时，我相信如果贵司在付款时间已到、供应商未催款的情况下及时付出了款项，那么相信有很多供应商在来年能贵司贵司更大的支持力度的，因为他们相信贵司是一个靠谱的合作伙伴！

作者：一叶扁舟 来源：宫迅伟采购频道